Ihr externer Datenschutzbeauftragter

Erfüllung der Aufgaben gem. Art. 39 DSGVO:

  • Unterrichtung und Beratung des Auftraggebers und deren Mitarbeiter hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Pflichten
  • Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften, sowie der Strategien des Auftraggebers für den Schutz personenbezogener Daten (u.a. Zuständigkeiten, Sensibilisierung und Schulung)
  • Beratung im Zusammenhang mit der Datenschutzfolgeabschätzung nach Art 35 DSGVO, sofern notwendig
  • Zusammenarbeit mit der zuständigen Aufsichtsbehörde
  • Tätigkeit als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde
  • Reaktion auf Anfragen seitens Betroffener und Aufsichtsbehörden in der Regel binnen eines Arbeitstages
  • Weitergehende interne Beratung in Bezug auf Fragestellungen des Datenschutzes
  • Unterstützung bei der Beratung in Bezug auf Fragestellungen des Datenschutzes
  • Analyse und Bewertung von datenschutzrechtlichen Fragestellungen und Aufzeigen von praxisbezogenen Lösungswegen, Analyse und Bewertung von datenschutzrechtlichen Fragestellungen und Aufzeigen von praxisbezogenen Lösungswegen, sowie der schriftlichen Dokumentation
  • Durchführung von Schulungen und auf Wunsch von Informationsveranstaltungen, intern, als auch gegenüber Mitgliedern
  • Unterstützung bei der Pflege des Verfahrensverzeichnisses, sowie weiterer erforderlicher Dokumentationen
  • Dokumentation und Reporting in Form eines Jahresberichtes zu den Tätigkeiten als externer Datenschutzbeauftragter zum Zweck der Auswertung und Optimierung der Leistungserbringung

Ihre Vorteile

Überzeugen Sie sich von den Vorteilen einer Zusammenarbeit.
In Ostwestfalen-Lippe & Südwestfalen tätig
Wir sind ganz in deiner Nähe
Datenschutz und IT‑Kompetenz
Die vielen unterschiedlichen Qualifikationen unserer Berater und Partner im Datenschutz und IT‑Bereich sind in der Branche einzigartig.
Persönliche Beratung statt 150€‑Modell
Wir setzen nicht auf standardisierte Softwarelösungen, sondern beraten stets individuell angepasst auf Ihre Bedürfnisse.

Datenschutz auf höchstem Niveau

Aufbau einer robusten Datenschutzorganisation im Unternehmen
Die vornehmliche Aufgabe unserer externen Datenschutzbeauftragten liegt im Aufbau und der Umsetzung einer praxisnahen und gesetzeskonformen Datenschutzorganisation in Ihrem Unternehmen. Unsere Beratung im Datenschutz erfolgt ausschließlich durch speziell geschulte Berater mit besonderer Expertise in den Bereichen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und des Telemediengesetzes (TMG) sowie anderen Bereichen des IT‑Rechts.

Datenschutzbeauftragte von kleinen Betrieben über Mittelständler bis hin zu großen internationalen Konzernen müssen heutzutage einer Vielzahl von Anforderungen im Blick haben. Auf der einen Seite sind unterschiedliche Gesetze zu beachten und sinnvoll ins Tagesgeschäft zu integrieren, auf der anderen Seite fällt es Unternehmen aufgrund der eigenen Strukturen oft schwer, den Datenschutz innerhalb der gesamten Organisation zu etablieren. Mit unserem weitreichenden Erfahrungsschatz als externe Datenschutzbeauftragte entlasten wir dich – angepasst auf deine individuellen Gegebenheiten. Dabei stellen unsere Experten ihre Fachkunde ganz in den Dienst deiner  ökonomischen Ziele im Unternehmen und oft lassen sich durch Optimierungen Prozesse vereinfachen und damit rentabler gestalten.

Gerade im Datenschutz, wenn es um den Umgang mit personenbezogenen Daten geht, ist Vertrauen von entscheidender Bedeutung. Wir stehen für Sorgfalt, Praxisnähe und Diskretion in der Datenschutzberatung von Unternehmen. Durch die interdisziplinäre hohe Fachkompetenz der Berater können wir dich dabei unterstützen, den technischen Schutz sicherzustellen. Dieser ist nach DSGVO für alle Betriebe verpflichtend. Mit der Durchführung einer IT-Schwachstellenanalyse erhalten Sie einen entsprechenden Nachweis zum Schutz der personenbezogenen Daten. Unsere Referenzen als externe Datenschutzbeauftragte sprechen für uns. Gern nehmen wir uns Zeit für eine persönliche Beratung und fertigen dir unverbindlich und kostenlos ein speziell auf deine Belange zugeschnittenes Angebot an. Für die Funktion des externen Datenschutzbeauftragten finden wir den für dich passenden Berater.

Was uns als externer Datenschutzbeauftragter auszeichnet
Welche Aufgaben übernehmen wir für Sie als externe Datenschutzbeauftragte?
Wir beraten Sie als externe Datenschutzbeauftragte bei der Einhaltung der DSGVO in Ihrem Unternehmen sowie zu sämtlichen Spezialgesetzen im Datenschutz und unterstützen bei Datenschutzthemen. Das sind zum Beispiel: Aufbau einer Datenschutzorganisation, Auftragsverarbeitung, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Datentransfers, Marketing und Werbung. Wir sorgen für eine datenschutzkonforme Ausgestaltung der Prozesse in Ihrem Unternehmen im Umgang mit personenbezogenen Daten, ausgerichtet an der Zielsetzung Ihres Geschäftsmodells. Sie erhalten somit ein Rundum-sorglos-Paket im Datenschutz.
Wie definieren wir die Rolle des Datenschutzbeauftragten in Ihrem Unternehmen?
Ein externer Datenschutzbeauftragter aus unserem Haus wird im Rahmen seiner Funktion die gesetzlichen Aufgaben im Datenschutz gemäß Art. 39 Abs. 1 EU-DSGVO in Ihrem Unternehmen wahrnehmen. Dabei nimmt er eine neutrale Position ein und steht der Geschäftsführung und den Fachabteilungen als vertrauensvoller Ansprechpartner in allen Fragen des Datenschutzes unterstützend zur Seite. Die Entscheidungshoheit im Datenschutz obliegt immer der Managementebene Ihres Unternehmens. Der Datenschutzbeauftragte klärt über Risiken im Datenschutz auf und erarbeitet Vorschläge, die Ihnen als Entscheidungsgrundlage im Unternehmen dienen.
Inwieweit übertrifft unsere Datenschutzberatung die gesetzlich geforderte Fachkunde?
Unsere externen Datenschutzbeauftragten verfügen über interdisziplinäre Kompetenzen in Datenschutz, Recht und IT. Aufgrund von regelmäßigen Weiterbildungen und eines permanenten Wissensaustausches im Datenschutz innerhalb der Expertenteams in unserem Unternehmen verfügen alle Berater über ein hohes Maß an Fachkunde und sind immer auf dem neuesten Stand. Unsere externen Datenschutzbeauftragten vereinen unter anderem folgende Qualifikationen auf sich: Juristen, darunter promovierte Rechtsanwälte, Fachanwälte für IT-Recht, gewerblichen Rechtsschutz, Urheber- und Medienrecht, TÜV-zertifizierte Datenschutzbeauftragte, Wirtschaftsinformatiker, Informatiker.
Welche Erfahrungen bringen unsere externen Datenschutzbeauftragten in Ihr Unternehmen?
Seit der Firmengründung in 2014 betreuen wir als Beratungsunternehmen unsere Kunden in der IT Sicherheit und im Datenschutz. Um dich noch besser beraten zu können besuchen wir regelmäßig Fortbildungen.
Was passiert, wenn Ihr externer Datenschutzbeauftragter mal ausfällt?
Sollte der für Sie benannte externe Datenschutzbeauftragte aus wichtigen Gründen mal verhindert sein, um seine Aufgaben im Datenschutz persönlich zu erfüllen, steht Ihnen immer ein qualifizierter Vertreter zur Verfügung. Die Vertreterregelung sichern wir Ihnen vertraglich zu. Selbstverständlich erfüllt auch die Vertretung des externen Datenschutzbeauftragten die gesetzlichen Anforderungen an die berufliche Qualifikation und das Fachwissen.
Inwieweit tragen wir zur Absicherung Ihres Unternehmens bei?
In der Funktion des externen Datenschutzbeauftragten übernehmen wir die Pflicht, Ihr Unternehmen bei der Herstellung der Datenschutz-Compliance zu unterstützen und Sie über die Risiken im Datenschutz zu informieren. Nachdem die Benennung Ihres externen Datenschutzbeauftragten erfolgt ist, wird er in einer umfassenden Ist-Analyse zunächst die vorhandenen Risiken im Datenschutz evaluieren. Anschließend wird der externe Datenschutzbeauftragte Handlungsempfehlungen erarbeiten, mit denen Sie die Risiken minimieren können und Sie bei der Umsetzung unterstützen. Dank unserer umfassenden Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflicht sind Sie zusätzlich für den unwahrscheinlichen Fall eines Haftungsschadens ausreichend abgesichert.
Können wir Fragen zum Datenschutz im internationalen Kontext beantworten?
Wenn Ihre Dienstleister im Ausland sitzen, Sie Daten innerhalb des Konzerns transferieren oder die Datenschutzprozesse konzernweit auf Basis der DSGVO vereinheitlichen möchten, unterstützen wir Sie gern bei der datenschutzkonformen Ausgestaltung Ihrer grenzüberschreitenden Verarbeitungstätigkeiten. Bei Fragen im Datenschutz zur landesspezifischen Gesetzgebung außerhalb Deutschlands stellen wir für Sie gern den Kontakt zu den Datenschutzexperten aus unserem Netzwerk her.

Unser Ablauf

  • Eingang Ihrer Anfrage
Nach dem Eingang deiner Anfrage setzen wir uns schnellstmöglich mit dir in Verbindung, um den konkreten Bedarf im Bereich externer Datenschutzbeauftragter abzustimmen. Dabei gehen wir bestmöglich auf deine individuellen Wünsche und Vorstellungen ein. Auch außerhalb unserer Geschäftszeiten kannst du per E-Mail jederzeit Kontakt mit uns aufnehmen.
  • Angebot
Auf Basis der ersten Bedarfsermittlung erstellen wir für dich zeitnah ein Angebot für die Stellung eines externen Datenschutzbeauftragten. Außerdem bieten wir einen ersten Kennlerntermin bei dir im Haus an. Dabei stellen wir  unser Unternehmen, deinen potenziellen externen Datenschutzbeauftragten sowie unser Angebot persönlich vor und können dieses gemeinsam final abstimmen.
  • Vertragsabschluss
Wenn wir dich von uns und unserer Vorgehensweise im Datenschutz überzeugen konnten, erhältst du als Grundlage für unsere Zusammenarbeit einen Vertragsentwurf. Dieser kann selbstverständlich an deine Vorstellungen angepasst werden. Sobald der Vertrag geschlossen ist, übernehmen wir auf Wunsch für dich die Meldung deines externen Datenschutzbeauftragten an die zuständige Aufsichtsbehörde.
  • Datenschutz-Check
Zu Beginn unserer Zusammenarbeit führt der externe Datenschutzbeauftragte ein Datenschutz-Check in deinem Unternehmen durch. Er erfasst vor Ort in deinem Unternehmen die datenschutzrelevanten Prozesse und Systeme nach der DSGVO, analysiert diese auf Schwachstellen und bewertet sie nach Risikopotenzialen im Datenschutz. Zur Beseitigung von Schwachstellen im Datenschutz erarbeitet der externe Datenschutzbeauftragte praxisorientierte Handlungsempfehlungen. Die Ergebnisse des Datenschutz-Checks werden in einem umfassenden Bericht für dich dokumentiert.
  • Laufende Betreuung
Während der laufenden Betreuung im Datenschutz unterstützen wir dich in der Funktion des externen Datenschutzbeauftragten bei der Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen aus dem Datenschutz-Check, ohne Geschäftsprozesse unnötig zu beeinträchtigen. Darüber hinaus stehen wir dir und deinen Mitarbeitern bei sämtlichen Belangen des Datenschutzes nach der EU-DSGVO beratend zur Verfügung, um praktikable Lösungen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben sowie Ihrer Geschäftsziele und deiner Unternehmenskultur zu realisieren.

Kosten eines externen Datenschutz­beauftragten

Für die Ermittlung der Kosten für die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten hat sich ein sorgfältiges individuelles Vorgehen bewährt, um speziell auf Ihre Gegebenheiten eingehen zu können. Wir bieten keine Standards, sondern beziehen die ganz persönlichen Prozesse und Strukturen Ihres Unternehmens im Umgang mit personenbezogenen Daten mit ein. Bei der Kostenermittlung kommt uns ein großer Erfahrungsschatz zu Gute, damit wir Ihnen ein treffsicheres Angebot im Datenschutz zuschneiden können, das Ihren Wünschen entspricht.

Faktoren die den Preis beeinflussen: Anzahl der Standorte; Mitarbeiterzahl; Internationaler Datentransfer; Anzahl der Gesellschaften; Betriebsrat vorhanden; Art der Daten

Gegenüberstellung interner vs. externer DSB

  interner DSB externer DSB  
Vorhandene fachliche Qualifikation Zeit- und kostenintensiver Schulungsaufwand bis zur Erlangung der fachlichen Qualifikation erforderlich.
Kein Kündigungsschutz Sonderkündigungsschutz von internen Datenschutzbeauftragten mit den von Betriebsräten vergleichbar.
Transparente Kosten Unsere Kostenkalkulation bietet Ihnen klare Transparenz und Planungssicherheit.
Unvoreingenommene Herangehensweise Beim internen Datenschutzbeauftragten besteht das Risiko von Betriebsblindheit.
Kenntnis betrieblicher Prozesse Der externe Datenschutzbeauftragte muss sich erst in betriebliche Prozesse einarbeiten.
Freihaltung interner Ressourcen Unsere personellen Ressourcen reduzieren den internen Zeitaufwand auf ein Minimum.
Kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats (§ 99 BetrVG) entfällt beim externen Datenschutzbeauftragten.
Erfahrung aus anderen Unternehmen Erfahrung aus anderen Unternehmen bieten Vergleichsmöglichkeiten und praxisnahe Lösungen.
Unabhängiger Datenschutz Der interne Datenschutzbeauftragte wird von Dritten als parteiisch gesehen.
Neutrale Position Neutrale Position hilft bspw. beim Vermitteln zwischen Unternehmen, Betriebsrat und Mitarbeitern.

Häufige Fragen zum Datenschutzbeauftragten

Wir sagen Ihnen, was Sie über die Funktion des Datenschutzbeauftragten wissen sollten.

Wann ist ein Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen?
Nach § 38 BDSG besteht die Verpflichtung, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Die Verarbeitung ist dann automatisiert, wenn sie unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen wie zum Beispiel einem Computer / Tablet im Unternehmen erfolgt. Darüber hinaus besteht die Pflicht zur Benennung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten, wenn Verarbeitungen vorgenommen werden, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen, oder personenbezogene Daten geschäftsmäßig für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeitet werden. Auch gilt im Datenschutz die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten, wenn die Kerntätigkeit des Unternehmens in einer umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten oder von personenbezogenen Daten über Verurteilungen und Straftaten besteht. Falls Sie sich nicht sicher sind, ob Sie im Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen, fragen Sie uns gern.
Wie sieht der Arbeitsalltag eines Datenschutzbeauftragten aus?
Der interne oder externe Datenschutzbeauftragte beantwortet Fragestellungen im Datenschutz aus dem Unternehmen heraus. Er berät die Geschäftsführung im Umgang mit personenbezogenen Daten nach der EU-DSGVO bei der Einführung neuer Prozesse, schreibt Stellungnahmen über die Zulässigkeit von geplanten oder schon durchgeführten Datenverarbeitungen. Der Datenschutzbeauftragte ist darüber hinaus die Anlaufstelle im Datenschutz für die Aufsichtsbehörde. In dieser Position kommuniziert er mit der Aufsichtsbehörde bei Fragen gegenüber dem Unternehmen oder im Rahmen von datenschutzrechtlichen Überprüfungen. Eine wiederkehrende Aufgabe des Datenschutzbeauftragten ist die Unterstützung des Unternehmens bei der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Der interne oder externe Datenschutzbeauftragte gibt entscheidenden Rat bei der Beurteilung, ob eine DSFA durchzuführen ist, er berät über die Strategie bei der Durchführung und im Nachgang, ob die DSFA richtig vorgenommen wurde und, ob die Schlussfolgerungen mit den Datenschutzgesetzen übereinstimmen. Die stetige Weiterbildung im Datenschutz stellt ebenfalls einen wichtigen Aspekt im Alltag des internen oder externen Datenschutzbeauftragten dar. Zum einen bildet er sich stetig zu Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit weiter, zum anderen schult er Ihre Mitarbeiter nach der EU-DSGVO und sensibilisiert diese auf aktuelle Anforderungen an eine Datenverarbeitung. Darüber hinaus steht der Datenschutzbeauftragte betroffenen Personen als Ansprechpartner im Unternehmen für sämtliche Fragen rund um die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und der Wahrnehmung ihrer Rechte im Datenschutz zur Verfügung.
Wie ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen?
Eine schriftliche Benennung, wie sie noch nach alter Rechtslage im Datenschutz gefordert wurde, wird durch die DSGVO nicht mehr vorgeschrieben. Aus Beweisgründen und zur Rechtsklarheit ist eine schriftliche Benennung von Datenschutzbeauftragten jedoch empfehlenswert. Zudem wird empfohlen, die Aufgaben der Datenschutzbeauftragten durch den Verantwortlichen im Vertrag explizit festzuhalten, damit sich Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte über die Aufgaben im Klaren sind. Da – anders als bisher in § 4f Abs. 1 S. 2 BDSG – keine Frist geregelt ist, ist die Pflicht sofort zu erfüllen, sobald die Voraussetzungen vorliegen. Das Unternehmen veröffentlicht schließlich die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und teilt diese Daten der zuständigen Aufsichtsbehörde mit. Damit ist die Bestellung des internen oder externen Datenschutzbeauftragten abgeschlossen.
Welche Voraussetzungen muss der Datenschutzbeauftragte erfüllen?
Datenschutzbeauftragte müssen eine ausreichende berufliche Qualifikation und Praxiserfahrung im Datenschutz mitbringen, sowie die Fähigkeit, die in Art. 39 DSGVO definierten Aufgaben zu erfüllen. Die DSGVO enthält keine konkreten Vorgaben hinsichtlich der relevanten Qualifikation. Das notwendige Niveau der Expertise im Datenschutz richtet sich nach dem erforderlichen Schutz für die personenbezogenen Daten, die das Unternehmen verarbeitet. Hier gilt, dass je komplexer die Datenverarbeitungen im Einzelfall sind oder je größer die Menge sensibler Daten ist, desto höhere Anforderungen sind an das Fachwissen des Datenschutzbeauftragten zu stellen. Unsere fachkundigen externen Datenschutzbeauftragten sind den Aufgaben im Umgang mit personenbezogenen Daten gewachsen, da sie ständig geschult werden und aus ihrer Erfahrung heraus, eine hohe Beratungskompetenz sicherstellen.
Ist der Datenschutzbeauftragte persönlich für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich?
Datenschutzrechtlich verantwortlich für die Einhaltung der DSGVO ist diejenige Stelle, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet. Dies ist immer das Unternehmen und nie der Datenschutzbeauftragte. Dem internen oder externen Datenschutzbeauftragten obliegt gem. Art. 39 DSGVO die Aufgabe, das Unternehmen sowie deren Beschäftigte, über ihre datenschutzrechtlichen Pflichten zu unterrichten und im Datenschutz zu beraten. Hier ist der Datenschutzbeauftragte gefordert, nicht lediglich die einschlägigen Vorschriften nach der DSGVO wiederzugeben, sondern das Unternehmen aktiv beim Lösen von konkreten Problemen zu unterstützen, die bei der Umsetzung von Maßnahmen auftauchen können. Der interne oder externe Datenschutzbeauftragte haftet bei vorsätzlicher oder grober Fahrlässigkeit in vollem Umfang. Bei normaler Fahrlässigkeit kommt es zu einer quotalen Verteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine Haftung des internen Datenschutzbeauftragten bei leichter Fahrlässigkeit scheidet regelmäßig aus. Anders stellt sich die Lage beim externen Datenschutzbeauftragten dar. Kommt dieser seinen vertraglichen Beratungspflichten nicht im erforderlichen Umfang nach, etwa aufgrund einer Falschberatung, sind vertragliche Schadensersatzansprüche in vollem Umfang denkbar. Auch aus diesem Grund ist die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten für Unternehmen vorteilhaft.
Wie sieht die Zusammenarbeit des Datenschutzbeauftragten mit der Aufsichtsbehörde aus?
Die Pflicht zur Zusammenarbeit und Kooperation mit der Aufsichtsbehörde nach der DSGVO stellt im Vergleich zu der alten Rechtslage eine wichtige Neuerung im Datenschutz dar. Damit sind interne oder externe Datenschutzbeauftragte berechtigt, direkt mit der Aufsichtsbehörde zu kommunizieren. Dieser Umstand ist auch für die Aufsichtsbehörde von Bedeutung, die sich in der Vergangenheit in erster Linie an die Unternehmensleitung zu wenden hatte. Der interne oder externe Datenschutzbeauftragte wird hier in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung die Kommunikation mit den Aufsichtsbehörden pflegen.

 

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